Руководство пользователя базы данных "Путеводители по российским архивам"

База данных "Путеводители по российским архивам" включает в себя содержание 94 справочника типа путеводителя по архивам федерального и регионального уровня.

Функциональные возможности системы:

Поиск – полнотекстовый поиск и работа с результатами поиска.
Каталог – раздел просмотра справочников; просмотр может проводиться в двух вариантах – в режиме книги и в режиме просмотра фондов.
Указатель – указатель фондообразователей.

Группировка справочников

Все справочники разделены на две общие группы: по федеральным архивам и по региональным архивам. В группе "федеральные" справочники группируются по принадлежности к конкретному архиву. В группе "региональные" справочники группируются по территориальному признаку (по субъектам Российской Федерации).

1. Поиск

В данной системе предметом поиска являются отдельные фонды,  характеристики которых представлены в справочниках, списки фондов, а также дополнительные текстовые материалы, содержащиеся в справочниках.

Основным препятствием к выделению всех фондов в самостоятельные единицы являлась трудность структуризации больших списочных структур - по этой причине в системе на одном уровне с отдельными фондами иногда встречаются различные списки фондов.

1.1. Простой поиск

Лаконичная форма простого поиска предназначена для быстрого формирования поискового запроса. Поисковый запрос следует вводить, руководствуясь требованиями языка запроса (см. Язык запросов).

Блок "Выбор источников" представляет собой многоуровневую форму выбора справочников в соответствии с группировкой справочников. Для выбора определенного списка справочников для поиска следует войти в требуемую группу и (отметить/убрать отметку) с необходимого справочника. Далее следует вернуться к поисковой форме и выполнить поиск.

1.2. Расширенный поиск

В форме расширенного поиска имеется возможность задания поискового выражения для определенного поля "искать в". Например, если  в списке полей "искать в" выбрать "историческая справка", а в "предмет поиска" задать запрос "технологический", то в результате будут найдены все фонды, характеристика которых в исторической справке содержит слово "технологический". Также будут найдены и все словоформы этого слова.

Дополнительно в форме расширенного поиска имеется возможность задания диапазона дат. Можно задать диапазон лет для дат документов и для дат существования фондообразователя. Например, установленный диапазон дат "документы в фонде" с 1930 по 1940 означает, что в результаты поиска попадут фонды, у которых есть хотя бы один документ, датированный в указанном промежутке лет. Схожий принцип действует при задании диапазона лет для "периода существования фондообразователя".

Для удобства поиска фондов в системе введены условные типы фондов в соответствии с их характеристиками в справочниках: Индивидуальный, Групповой, Объединенный, Личный, Неаннотируемый, Коллекция, Кино/видео/фото/фоно. Все эти типы максимально приближены к соответствующим понятиям в архивных описаниях: Индивидуальная характеристика, Групповая характеристика,  Объединенный архивный фонд, Личный фонд и т.д. Поэтому для поиска фондов необходимого условного типа достаточно выбрать требуемые элементы из списка.

Блок выбора справочников для поиска полностью идентичен аналогичному блоку в форме простого поиска.

1.3. Результаты поиска

Результаты поиска разделены на две группы. В первой группе отражены только фонды. Единичный результат поиска может представлять как отдельную характеристику фонда, так и некоторый список фондов. Результаты поиска первой группы можно просматривать в виде постраничного списка с выделенными цитатами - закладка "Все фонды", а так же в виде отдельных описаний - закладка "Карточка фонда".

Вторая группа результатов содержит дополнительно к характеристикам фондов различные текстовые материалы, содержащиеся в справочнике (предисловие и т.п.), которые удовлетворяют параметрам поиска. В качестве единичного результата поиска во второй группе результатов служит отдельная глава справочника. Результаты в этом случае группируются по справочникам (по 5 справочников на странице) – закладка "Все путеводители".

Полностью глава справочника представлена на странице с закладкой "Путеводитель".

2. Каталог

Все справочники в каталоге упорядочены в соответствии с группировкой справочников в системе.

Каждый справочник имеет индивидуальную карточку с описанием всех доступных справочных данных с дополнительными ссылками на контактную информацию архивного учреждения, в котором в настоящее время хранятся описанные в справочнике документы.

Обращаем внимание на то, что не всегда наименование архива, фигурирующее в названии справочника, совпадает с наименованием архива в каталоге системы или в контактной информации, находящейся на сайте "Архивы России". Это связано с тем, что с момента опубликования  справочника архив может быть переименован или реорганизован.

На карточке справочника предусмотрена возможность выполнения поиска только по данному справочнику.

В каталоге существует две возможности просмотра отдельного справочника: (1) просмотр справочника целиком в форме, наиболее приближенной к печатному изданию, (2) просмотр списка фондов этого справочника. Обе эти возможности доступны с индивидуальной карточки справочника.

2.1 Просмотр справочника

Система предоставляет возможность просмотра справочника в книжном формате с сохранением разбиения на страницы, идентичного печатному изданию. Слева на странице просмотра помещается содержание справочника, а в правой области экрана – раздел справочника. Для смены раздела достаточно выбрать необходимый элемент из содержания.

2.2 Список фондов

Элементами этого списка являются как отдельные характеристики фондов, так и списки фондов. Общий список разбит на страницы по 20 элементов. Каждый элемент имеет короткую описательную характеристику. Список можно отсортировать по номеру фонда, его названию, начальной и конечной датам документов фондов.

Линк на название фонда в этом списке приведет в развернутое индивидуальное описание соответствующего фонда (карточку фонда), где собрана вся имеющаяся в справочнике информация по данному фонду.

3. Указатель

Указатель составлен из названий фондообразователей. Каждый элемент указателя является точкой входа к одному или нескольким фондам. Все элементы указателя отсортированы по алфавиту. Для удобства навигации по большому списку элементов имеется возможность ввода названий по первым буквам - как с помощью выпадающих списков, так и с помощью ввода с клавиатуры. В списке фондов для выбранного элемента указателя каждый фонд представлен своим кратким описанием, в которое входят: название справочника, главы, фондообразователя и справочные данные об этом фонде.

Указатель открывается кириллической буквой "А". Названия фондообразователей, начинающиеся с цифр, находятся в разделе "0-9"(например: " 8-ое Главное управление Минавиапрома СССР ").